Sichtbare Management-Unterstützung für Compliance – „Tone from the Top“
Die Bedeutung von Compliance kann nicht genug betont werden. Für eine Organisation ist es entscheidend, dass die Unterstützung durch das Management für Compliance sichtbar gemacht wird – der sogenannte „Tone from the Top“. Nur so kann eine wirksame und nachhaltige Compliance-Kultur entstehen. Hier sind einige wesentliche Schritte und Maßnahmen, um dies zu erreichen.
Compliance in der gesamten Organisation verankern
Eine effektive Compliance muss in jeder Ecke der Organisation verankert sein. Der erste Schritt besteht darin, eine klare und sichtbare Unterstützung durch das Management zu zeigen. Dies vermittelt den Mitarbeitenden, dass Compliance nicht nur eine Aufgabe der Rechtsabteilung ist, sondern ein gemeinsames Anliegen der gesamten Organisation. Ein schrittweiser Entwicklungsprozess hin zu einer organisationsweiten Compliance-Kultur ist hierbei unerlässlich.
Interne Compliance-Sichtbarkeit verbessern
Die interne Sichtbarkeit von Compliance kann durch gezielte Marketingmaßnahmen und -kampagnen erheblich gesteigert werden. Durch regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen bleibt das Thema präsent und aktuell. Toolgestützte E-Learning-Angebote bieten dabei eine flexible und effektive Möglichkeit, alle Mitarbeitenden zu erreichen und zu schulen.
Proaktive und vertrauliche Beratungen anbieten
Es ist wichtig, dass Mitarbeitende und Fachbereiche die Möglichkeit haben, proaktive oder anlassbezogene vertrauliche Compliance-Beratungen in Anspruch zu nehmen. Dies schafft Vertrauen und unterstützt die Mitarbeitenden dabei, Compliance-Fragen und -Probleme frühzeitig zu adressieren.
Meldewege und vertrauliche Handhabung kommunizieren
Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die klare Kommunikation der Meldewege und die vertrauliche Handhabung von Vorfällen, Meldungen oder Verdachtsmomenten. Dies gibt den Mitarbeitenden Sicherheit und fördert die Bereitschaft, potenzielle Compliance-Verstöße zu melden.
Effektive Nutzung der Kommunikationskanäle
Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle optimal, um Ihre Compliance-Botschaften zu verbreiten. Das Intranet, E-Mails, Laufwerke, Flyer und Plakate sind hervorragende Mittel, um die Mitarbeitenden regelmäßig über Compliance-Themen zu informieren und zu sensibilisieren.
Fortschritte und Kennzahlen berichten
Berichten Sie regelmäßig über den Entwicklungsfortschritt des Compliance-Managements und wesentliche Compliance-Kennzahlen an das Management und die Gesellschafter bzw. den Aufsichtsrat. Die Veröffentlichung eines jährlichen Ethik-Berichts kann eine gute Möglichkeit sein, Transparenz zu schaffen und das Engagement der Organisation für Compliance sichtbar zu machen.
Mehrwert von Compliance professionell kommunizieren
Schließlich sollten Sie evaluieren, wie der Mehrwert von Nachhaltigkeit, Integrität und Regeltreue für Ihre Organisation professionell kommuniziert werden kann. Dies umfasst die positiven Auswirkungen auf die Reputation, Wettbewerbsvorteile, Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Minimierung finanzieller und rechtlicher Risiken.
Durch diese Maßnahmen kann die Management-Unterstützung für Compliance sichtbar gemacht und eine starke, nachhaltige Compliance-Kultur innerhalb der Organisation geschaffen werden. Der „Tone from the Top“ ist dabei ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg.