In welchen einzelnen Bereichen erlangt der Grundsatz der Datenminimierung Bedeutung?
Die Anforderungen der Datenminimierung können die Datenmenge, den Verarbeitungsumfang, die Dauer der Aufbewahrung und die Zugänglichkeit betreffen. Zur Veranschaulichung hier einige Beispiele aus der Praxis:
Datenerfassungsbögen
Bei Datenerfassungsbögen geht es um die Begrenzung der Datenmenge. Es dürfen nur die notwendigen Informationen abgefragt werden – weitere Daten sind für den mit der Verarbeitung verfolgten Zweck nicht relevant. Beispielsweise kann es für die Abfrage der Religionszugehörigkeit im Erfassungsbogen an einer Rechtsgrundlage fehlen und damit gegen den Grundsatz der Datenminimierung verstoßen werden.
Scan-Ordner
Scan-Software verwendet oft einen eigenen Default-Ordner zur Speicherung der eingelesenen Dokumente – In diesem Ordner zwischengespeicherte personenbezogene Daten sind nach ihrer Zweckerfüllung unverzüglich zu löschen. Diese Speicherbegrenzung stellt ein wirksames Mittel zur Datenminimierung dar.
Kontaktformulare und Cookies auf Webseiten
Werden Kontaktformulare auf Webseiten eingebunden, sollte berücksichtigt werden, dass nur die für den Verarbeitungszweck (die Kontaktaufnahme) zwingend erforderlichen Daten bei den betroffenen Personen abgefragt werden. Für die Zuordnung und Unterscheidung aller Anfragen ist in der Regel der vollständige Name erforderlich, zur Kontaktaufnahmemöglichkeit mit Anfragenden E-Mail, Telefon oder postalische Anschrift. Beim Erstkontakt wird die Erhebung des Geburtsdatums dagegen normalerweise nicht erforderlich sein.
Der Grundsatz der Datenminimierung schränkt den Einsatz von Cookies zunächst auf die Verwendung der für den Betrieb der Website unbedingt erforderlichen „funktionalen Cookies“ ein. Für andere Cookies ist die Einholung einer Einwilligung der Nutzenden mittels einer sogenannten „Consent Management Platform“ (CMP) erforderlich. Im Zuge dessen wird ein weiterer Zweck für die Verarbeitung festgelegt.
Zugriffsbeschränkungen
Im Rahmen der Berechtigungsvergabe muss darauf geachtet werden, dass Mitarbeitende jeweils nur Zugriff auf diejenigen Daten erhalten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Selbstverständlich müssen aber auch etwaige erforderliche gegenseitige Vertretungen möglich sein. Ein Arbeiten am PC mit Administrationsrechten wird für Mitarbeitende hingegen in der Regel nicht erforderlich sein und sollte zudem auch aus Sicherheitsgründen unbedingt vermieden werden.
Warum ist die Orientierung am Verarbeitungszweck unerlässlich?
Der Zweck der Verarbeitung bestimmt die Datenmenge, denn grundsätzlich dürften nur so viele Daten verarbeitet werden, wie nötig sind, um den Zweck der Datenverarbeitung zu erfüllen. Oder anders ausgedrückt: Die Verarbeitung personenbezogener Daten wird immer durch den festgelegten Zweck begrenzt. Man ist also gut beraten, genau zu ermitteln, welche Daten wirklich benötigt werden.